|
2019.03.28./2019 Programfrissítés |
A program egy újabb lehetőséggel bővült.
A frissítés után, az elszámoló lapokat közvetlenül elküldheti a dolgozók e-mail címére.
Ez egy újabb lehetőség a programban, de természetesen nem kötelező használni.
Elszámoló lapok küldése e-mailben
Egy korábbi frissítéssel már bekerült a programba az e-mail címek felviteli lehetősége:
Helye: Beléptetés-kódok->Pénztárak, SZÉP kártya, E-nail->E-mail címek
A beviteli képernyő:
┌[■]───────────────────────────── E-mail címek ─────────────────────── 7 ──┐
│N é v Szül.dátum E-mail cím
│AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA 1964.06.25 aaaaaa@parameter.hu ║
│BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB 1982.07.19 ║
│CCCCCCCCCCCCC 1979.03.25 cccccc@parameter.hu ║
│DDDDDDDDDDDDDDD 1995.11.17 ddddd@t-online.hu ║
│EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE 1960.05.05 ║
│FFFFFFFFFFFFF 1980.12.19 ║
│GGGGGGGGGGG 1958.01.27 ggggg@t-online.hu ║
│ ║
│ ║
│ ║
│
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
A dolgozók (magánszemélyek) e-mail címei szükségesek ahhoz, hogy később e-mailben küldhesse el számukra, az aktuális fizetésük elszámoló lapját (a bérlapot). Az e-mail címeket gondosan vigye fel, mert adatvédelmi okokból nem lenne szerencsés, ha összekeverednének.
Az e-mail cím felvitelekor a program formai ellenőrzést végez: ellenőrzi, hogy található-e " @" karakter, illetve olyan "pont" karakter, ami a "@" után található.
Az elszámoló lapok küldéséhez egy újabb menüpont került be a Bérelszámolás menübe Fizetési listák e-mailben néven, ami az alábbi almenüt nyitja meg:
╔[■]═══ F ö m e n ü ══════╗░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ PARAMÉTER BT╔[■]═══════ B é r ══════════╗░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ Aktuális idös║ ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ ║ BÉRKARTON ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ BELÉPTETÉS║ ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ Munkaügyi ║ Törzselöjegyzések ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ ║ Elöjegyzések módosítása ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ BÉRELSZÁMO║ ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ ║ HAVI BÉRADATOK RÖGZITÉSE ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ TB ELSZÁMO║ ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ TÁVOLLÉTEK║ SZÁMFEJTÉSI TEVÉKENYSÉGEK ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ ║ ╔[■]═════ Fizetési listák - email════════╗░
║ KILÉPTETÉS║ Pénztári öss║ ║░
║ ÖNREVÍZIÓ ║ Utalási list║ Bérlapok küldése e-mailben ║░
║ ║ ║ E-mail cím nélküli bérlapok nyomtatása ║░
║ Havi zárás║ Jogcim lekér║ ║░
║ Statisztik║ Fizetési lis╚════════════════════════════════════════╝░
║ Bevallások║ Fizetési listák utólag ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ ╚═══════════════════════════╝░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
║ Szervíz ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
╚═════════════════════════╝░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
A menüpontok ismertetése:
Bérlapok küldése e-mailben
Az időszak megadása után, a megjelenő ablakban meg kell adni az e-mail küldéshez szükséges paramétereket (a küldő e-mail címe, stb.), amit megjegyez a program, így legközelebb rögtön továbbléphet az F10 gombbal.az elszámoló lapok készítéséhez. Hálózat esetében, a küldéshez szükséges paraméterek gépenként különbözőek lehetnek éselső alkalommal, minden olyan gépen meg kell adni, amin ezt a tevékenységet végezni akarják.
A paraméterek az alábbiak (az adatok csak példaként szerepelnek):
╔═════════════════ ELSZÁMOLÓ LAPOK -> E-MAIL ═════════════════╗
║ ║
║Ügyintéző neve...: Vántus Imre ║
║Ügyintéző tel....: 76/480-490 ║
║Küldő e-mail címe: v.imre@parameter.hu ║
║E-mail usernév...: v.imre@parameter.hu ║
║E-mail jelszó....: ........ ║
║Jelszó mégegyszer: ........ ║
║SMTP kiszolgáló..: smtp.gmail.com ║
║Válasz címzettje.: ║
╚═════════════════════════════════════════════════════════════╝
A küldő e-mail címének az bérelszámolást végző ügyintéző e-mail címét érdemes megadni, de lehet egy erre a célra létrehozott e-mail cím is.
A küldő e-mail címhéhez tartozó usernevet (felhasználó) az e-mail cím létrehozásakor adja meg a rendszergazda, legtöbbször megeyezik az e-mail címmel.
A küldő e-mailhez tartozó jelszót kétszer kell megadni, a tévedés elkerülése végett. A jelszó csak pöttyök formájában látható a képernyőn.
Az SMTP (kimenő levelek) kiszolgálója megtekinthető az e-mail kliens (Outlook stb.) programban, az adott e-mail fiók tulajdonságai között.
A válasz címzettje maradhat üresen. Kisezrvezett bérelszámolás esetében kell csak megadni, ahol küldő bérelszámoló nem a cég alkalmazottja, ilyenkor válasz e-mail címként annak az ügyintézőnek a címét kell megadni, aki a cégnél felel azért, hogy mindenki aláírja, vagy e-mail küldeményként átvegye az elszámoló lapját.
Ha a paramétereket már feltöltötte, legközelebb már elég F10-et nyomni, hogy továbblépjen az elszámoló lapok elkészítéséhez és az e-mail küldéshez.
Az elszámoló lapokhoz a megszokott módon kell megadni, kiket és milyen fizetési napokat érintsen a lekérdezés.
A program a megadott halmazból, csak az e-mail címmel rendelkező dolgozók elszámolólapját készíti el,, elszámoló laponként külön PDF formátumú fájlt készít és az összeset egy ZIP fájlba tömöríti, amihez mellékel egy konszignációs CSV fájlt (excelben megnytható). A konszignációs fájl a dolgozók e-mail címét, nevét és a hozzá tartozó PDF fájl nevét tartalmazza soronként.
Amikor végzett a program az elszámoló lapokkal, megnyitja az e-mail küldő alkalmazást:
A programban minden, béroldalon megadott adat látható, az üzenet tárgyát és szövegét a program generálja. A szövegben szereplő #2 paraméter (a konszignációs fájl második oszlopa) helyére, küldéskor a dolgozó nevét helyettesíti be a program. Minden javítható, de ha a béroldalon helyesen adta meg az adatokat, elég a [Küldés] gombot megnyomni, hogy a program elküldje az összeállított csomagot.
A Státusz ablakban követheti, hogy éppen kinek küldi a program a csatolt dokumentumot és sikerült-e a küldés.
Miután a program végzett a dolgozókkal, elküldi az összes elszámoló lapot tartalmazó ZIP fájl és a hozzá tartozó konszignációs(CSV) fájl a küdő, illetve, ha meg van adva, akkor a válasz e-mail cínre is. Az emailek elküldését egy "Kész!" üzenet jelzi, melynek nyugtázásával a bérprogramhoz tér vissza.
A dolgozóknak küldött e-mailben be lett állítva a visszaigazolás kérése, amit viszont a legelterjedtebb WEB-es e-mail kezekők (pl. GMAIL) csak extra szolgáltatásként vesznek figyelembe. A szövegben ezért szerepel az a kérés, hogy ha nem kér automatikus visszaigazolást a beérkező e-mail a címzettől, akkor küldjön egy "üres" válasz e-mailt.
A visszaigazolás, vagy válasz, csak egyetlen címre érkezik be: ha a válasz e-mail cím kitöltött, akkor arra, ha nincs megadva, akkor a küldő e-mail címére. A visszaigazolások és/vagy a válasz e-mailek tényét célszerű feltüntetni a megkapott konszignációs fájlban, hogy később könyebben lehessen igazolni az elszámoló lapok átvételét. Ha valaki nem válaszolt, tisztázni kell az okot (hibás e-mail cím?, feledékenység) és attól függően eljárni.
E-mail cím nélküli bérlapok nyomtatása
Ez a menüpont pontosan úgy működik, mint a Fizetési listák utólag menüben található Bérlap nyomtatás, azzal a különbséggel, hogy a program csak az e-mail cím nélküli dolgozók elszámoló lapjait készíti el a nyomtatáshoz.
Technikai információ:
Az e-mail küldés a megadott küldő postafiókon keresztül, az 587-es porton történik. SSL verzió: ssl_tlsv1.